カテゴリー: レコード・マネジメント実施例

合併した企業では、同一業務でありながら取扱い商品や業務の進め方が異なっていたため、整合性がとりにくく、業績効率が悪く、トラブルが発生していました。そこで支配／被支配の別なく業務フローと発生記録を分析し、分類項目や保存期間を定め、統一した管理システムに変更し、文書取り扱い基準を整えました。発生記録名の付け方も統一し、書式改定を行ったことで、一体化の醸成を図ることができました。

各現場で作成された個人管理のデータを、プロジェクト終了後、本店で集約しようと試みたのですが、重複データが多く、ファイル名も個人毎にあいまいで、次の案件の参考資料として活用しにくい状況でした。そこでファイル名の付け方をルール化し、業務フローの体系に基づく分類項目で登録・保存を推進したところ、ノウハウの蓄積と検索効率が高まり、共有化が達成できました。同時に、アーカイブズも選別され、再評価されました。

ISOにおける文書管理では、要求事項に基づき記録が作成されますが、既存の文書管理体系とは別のダブルスタンダードが生まれ、混乱をきたしていました。そこで、ISO要求事項に沿って、従来の文書管理のルールを照合し一体化させた管理表を作成したことにより、双方のルールから検索・運用が可能となり、認証監査にも対応できました。